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文件、載體智能存放柜技術(shù)方案
一、用戶需求
現(xiàn)有涉密文件和移動存儲載體在使用過程中，存在手工登記臺賬耗工耗時、領(lǐng)用情況不直觀、逾期使用無法及時發(fā)現(xiàn)、手工盤點工作量大等問題。
我公司采用軟、硬件自主研發(fā)成果，結(jié)合微電子電路控制、射頻天線、電子標簽、身份識別等成熟技術(shù)開發(fā)的涉密載體集中存放管控系統(tǒng)可完全解決上述問題，滿足用戶實際使用需求。系統(tǒng)根據(jù)用戶的秘級設(shè)定對涉密載體的各種使用狀態(tài)進行全過程記錄。后臺管理軟件支持文件智能識別錄入、跟蹤定位、關(guān)鍵字檢索、借閱管理、文件回收、歸還提醒、違規(guī)報警等功能要求。通過自動盤點可生成電子臺賬。在節(jié)約人力資源的同時可大幅提升用戶單位對涉密載體的管理效率和水平。
二、系統(tǒng)概述
2.1硬件構(gòu)成
2.2功能框圖
后臺登記：系統(tǒng)管理員通過后臺管理軟件將涉密公文和涉密載體基本信息錄入系統(tǒng)，設(shè)置好管理取用權(quán)限，對每份公文和載體粘貼電子標簽，并放入存放柜內(nèi)。
自助存放：通過系統(tǒng)軟件進行自助借用申請，歸還。
實時監(jiān)控：監(jiān)控中心實時監(jiān)控全部公文、載體的存放、取走情況和報警信息；各業(yè)務(wù)部門實時監(jiān)控本業(yè)務(wù)部門的文件、載體使用情況和報警信息，及時發(fā)現(xiàn)并糾正問題。
違規(guī)報警：監(jiān)控中心實時監(jiān)控文件的借閱、歸還使用情況，對超過借閱期限的文件進行報警提示。
文件回收：系統(tǒng)管理員可按照每年半年或每年度或根據(jù)條件查詢，對涉密公文進行一次性回收，并做系統(tǒng)注銷標識。
綜合查詢：系統(tǒng)管理員通過綜合查詢可以查詢柜門使用情況，文件使用日志、違規(guī)記錄查詢、載體使用日志。
2.3工作流示意圖
2.3.1自助存放流示意圖
2.3.2文件回收流示意圖
2.3.2違規(guī)報警流示意圖
文件載體超時未回報警
柜門超時未關(guān)或撬門報警
三、硬件設(shè)計
文件柜（主柜）硬件主要：控制單元和存放單元組成?？刂茊卧ǎ河|摸屏、指紋采集器、電源、交換機、RFID讀寫器、主控器；存放單元包括：柜體、門控電路板、液晶名片、射頻天線、UHF電子標簽組成。
載體柜（從柜）硬件主要由：柜體、主控器、門控電路板、RFID讀寫器、射頻天線、液晶名片、抗金屬UHF電子標簽組成。
其中通用設(shè)備采用成熟產(chǎn)品，控制電路全部自主研發(fā)、設(shè)計、生產(chǎn)。
監(jiān)控中心包括：70寸觸摸屏、智能文件載體存放柜實時監(jiān)控管理系統(tǒng)。
3.1文件/載體柜硬件系統(tǒng)功能
1)一組文件柜由1個控制單元和6個存放單元組成，每個存放單元可存放150份文件，一組文件件可存放900份文件；
一組載體柜由12個柜門組成，通過軟件配置使柜門與使用人對應(yīng)。可用于存放筆記本電腦、移動硬盤、U 盤、照相機、錄音筆等涉密載體。
2)使用人在控制單元指紋采集器輸入指紋即可打開指定柜門；
3)每個文件/載體粘貼一個或多個UHF電子標簽做為文件/載體標識，通過電子標簽文件/載體柜可判斷文件/載體是否在位。使用人通過指紋打開柜門歸還、借閱文件，關(guān)閉柜門后系統(tǒng)自動盤點并將操作信息（開門、關(guān)門、文件數(shù)量等）上傳到服務(wù)器。
4)使用人忘記關(guān)門，文件柜/載體柜會發(fā)出提示音，提示關(guān)門。若柜門被撬，文件柜/載體本地和監(jiān)控中心會同時發(fā)出報警聲。
5)柜內(nèi)文件/載體盤點準確率100%；
6)文件柜控制單元與服務(wù)器中斷連接后，觸摸屏和指紋采集器可直接控制柜門的開關(guān)和文件柜數(shù)據(jù)存儲，待與服務(wù)器恢復(fù)連接后，觸摸屏數(shù)據(jù)回傳到服務(wù)器保存。
7)保密室安裝兩臺70寸觸摸一體機，用于安裝監(jiān)控管理軟件，實現(xiàn)后臺登記、實時圖形顯示（開、關(guān)門狀態(tài)；文件/載體狀態(tài)；文件/載體狀態(tài)統(tǒng)計）、違規(guī)報警等功能
8)每個柜門上配置有液晶名片，可用于顯示組名或人名，柜門編號、文件總數(shù)、在位數(shù)量、取走數(shù)量。
3.2柜體設(shè)計
3.2.1文件柜柜體設(shè)計
本方案文件柜體整體采用1.5MM冷軋鋼板，內(nèi)部及表面做磷化防銹、采用灰白色塑粉做防靜電噴塑處理。設(shè)計尺寸為：2000（高）*1200(寬)*420（深），每組柜體分為兩大區(qū)域：中控單元區(qū)域和存放柜區(qū)域，存放柜區(qū)域分三層，每層2個小柜門，共6 個小柜門。每個小柜門分上下兩層、每層高25公分,每個小柜門可存放 A4 規(guī)格文件 150 份，故每組格最多可存放900份文件。每個柜門均配置液晶名片。
文件柜示意圖
3.2.2載體柜柜體設(shè)計
本方案載體柜體整體采用1.5MM冷軋鋼板，內(nèi)部及表面做磷化防銹、采用灰白色塑粉做防靜電噴塑處理。設(shè)計尺寸為：2000（高）*1200(寬)*420（深）深度可根據(jù)用戶實際存放需求增至500MM深，每組柜分6層，每層2個柜門，每柜門內(nèi)置可調(diào)節(jié)隔板一塊，內(nèi)部掛鉤設(shè)計（可掛置U盤等小體積載體），每個柜門均配置液晶名片。
載體柜結(jié)構(gòu)圖
四、軟件設(shè)計
4.1開發(fā)環(huán)境
軟件開發(fā)環(huán)境列表
軟件平臺操作系統(tǒng)架構(gòu)數(shù)據(jù)庫開發(fā)工具
觸摸屏Windows10及以上基于網(wǎng)絡(luò)的C/S架構(gòu)MysqlVisual C#
監(jiān)控中心Windows10及以上基于網(wǎng)絡(luò)的B/S架構(gòu)MysqlJAVA C++
4.2文件柜軟件系統(tǒng)功能
4.2.1登錄
系統(tǒng)管理員通過瀏覽器在地址欄中輸入http://服務(wù)器IP地址:8080/html/login 進入如下圖所示界面,輸入用戶名和密碼登錄進入系統(tǒng)。根據(jù)不同的用戶角色進入的系統(tǒng)界面不同。
4.2.2功能組成
文件柜軟件功能包括：
1）實時監(jiān)控：通過圖形方式顯示柜門的開啟、關(guān)閉、柜門內(nèi)存放的文件數(shù)量、在位數(shù)量、文件數(shù)量統(tǒng)計
2）系統(tǒng)基礎(chǔ)設(shè)置包含年度管理、人員管理、文件類別維護、文件秘級管理、智能文件柜管理功能
3）登記文件：將接收到的文件按照文件的屬性（標題，密級、發(fā)文日期、頁數(shù)、份數(shù)、標簽號、接收人單位、姓名、存放位置等關(guān)鍵屬性）登記到系統(tǒng)中并存放到柜
4）文件回收：每年半年或每年度，保密室回收一次涉密公文，在后臺管理系統(tǒng)予以注銷。
5）綜合查詢包含文件柜開關(guān)門記錄查詢、文件查詢、文件日志查詢、超時未回查詢；
a)文件柜開關(guān)門記錄查詢：可以查詢柜門的使用記錄（什么時間，哪個使用人開啟了柜門。）
b)文件查詢：可以按照標題、密級、使用人等關(guān)鍵字查詢文件。
c)文件日志查詢：查詢文件的使用軌跡查詢（從進入系統(tǒng)后的每個操作節(jié)點記錄。）
6）違規(guī)報警：實時統(tǒng)計未按規(guī)定規(guī)定放回來的文件進行超時未回報警、并記錄
7）文件統(tǒng)計:實時統(tǒng)計文件總數(shù)、借閱中數(shù)量、已回收數(shù)量、超時未回數(shù)量）
4.2.2.1年度管理
用來標記文件是哪年度錄入或者生成的，每個自然年第一次打開系統(tǒng)時自動創(chuàng)建年度?？砂凑漳甓冉y(tǒng)計文件數(shù)量。
4.2.2.2人員管理
字段：姓名，部門、職務(wù)（權(quán)限）、登錄密碼，指紋（需要采集指紋信息），柜門（可分配1個或多個柜門）
權(quán)限分為：系統(tǒng)超級管理員，處室管理員、使用人員
系統(tǒng)管理員在觸摸屏可以同時開啟多個柜門（
1、初次登記完文件，將文件放入柜內(nèi)時，在觸摸屏上可同時打開待歸檔文件所在的柜門。
2、回收文件時，在系統(tǒng)中導(dǎo)出了回收文件列表，在觸摸屏上可同時打開回收文件所在柜門）
4.2.2.3部門管理
以“系統(tǒng)初始化”時的部門為父部門的基礎(chǔ)上“創(chuàng)建“二級部”或“處室”，
“刪除”二級部或處室時如果部門下有人員信息提示“該部門下有人員，請先將人員刪除后再次刪除”
4.2.2.4文件類別維護
文件類別可通過頁面添加、編輯、刪除。文件類別有：通知，合同，命令、通報、簡報、意見、決定、決議、會議紀要、請示、批復(fù)、綜合性總結(jié)、工作情況報告、調(diào)查報告、計劃、規(guī)劃、工作要點等。
4.2.2.5文件狀態(tài)定義
文件狀態(tài)（待歸檔、已歸檔、借閱中 /超時未還、已歸還、待回收、已回收）0待歸檔 1 已歸檔 2 借閱中 3超時未回 4 已歸還 5待回收6已回收
待歸檔：文件錄入數(shù)據(jù)庫中，未點擊歸檔按鈕，可進行重復(fù)編輯。（或者）
已歸檔：點擊歸檔后，文件信息不允許修改，文件入柜中并下發(fā)通知給接收人。
借閱中：文件歸檔后方可借閱，借出后，文件狀態(tài)為借閱中
已歸還：借閱人將文件歸還入柜后，文件狀態(tài)為已歸還
待回收：系統(tǒng)管員按照年度、半年或系統(tǒng)管理員自定義條件進行了文件回收操作。文件狀態(tài)為待回收
已回收：管理員取出文件進行物理銷毀，操作銷毀按鈕后文件狀態(tài)為已銷毀。
4.2.2.6文件秘級
絕密：使用周期為1天（可設(shè)置）
機密：使用周期為7天（可設(shè)置）
秘密：使用周期為10天（可設(shè)置）
內(nèi)部：使用周期為30天（可設(shè)置）
不同密級文件有不同的使用周期，文件被人借閱后按照文件密級周期確定歸還期限。超過期限后記錄并報警提示（B/S軟件監(jiān)控終端有超時未回統(tǒng)計數(shù)字（點擊“超時未回數(shù)字”，可以顯示詳細列表）和聲音報警（計算機提示音）。超時未回事件發(fā)生時，立即連續(xù)響三次（每三秒響一次）結(jié)束。）。
4.2.3文件登記
數(shù)據(jù)庫字段：RFID電子標簽號（自動生成：根據(jù)每次錄入的第一個標簽號自動增加1個編號的方式自動填寫，）、標題、發(fā)文單位、文號、密級、文件類別、緊急程度、公文成文日期、份數(shù)、頁數(shù)、接收人（超級管理員不包含在接收人中）、柜門號（根據(jù)接收人自動填充柜門號，柜門號規(guī)則：X(柜號)-Y（門號）-Z（位置號手寫）備注。
文件錄入保存后文件的初始狀態(tài)為“待歸檔“，超級管理員放入文件柜內(nèi)根據(jù)檢測結(jié)果將檢測在位的文件置為“已歸檔”。
按照文件屬性進行“添加”、“編輯”，“刪除”、“歸檔”（歸檔后文件記錄不可以刪除，可以進行銷毀、如果文件進行了銷毀對其文件進行“狀態(tài)標記”）。
4.2.4文件回收
顯示已回收文件總數(shù)
文件銷毀是指將文件進行碎紙或打漿前的檔案柜清理操作，此工作由系統(tǒng)管理員進行操作：
系統(tǒng)管理員進入回收界面，列出“已到期”文件（用戶自定義文件保存期限），系統(tǒng)管理員手動選擇（可以全選，單獨勾選）已到期文件，點擊“回收”按鈕更新文件狀態(tài)為“待回收”并導(dǎo)出報表。系統(tǒng)管理員到文件柜處輸入指紋打開文件所在柜門后----取出文件------核實文件----關(guān)閉柜門后-系統(tǒng)盤點檢查更新回收文件狀態(tài)為“已回收”。
4.2.5綜合查詢
4.2.5.1文件柜開關(guān)門查詢
可以查詢柜門的使用記錄（什么時間，哪個使用人開啟了柜門。）
4.2.5.2文件查詢
可以按照標題、密級、使用人等關(guān)鍵字查詢文件。
4.2.5.3文件日志查詢
文件日志查詢：查詢文件的使用軌跡查詢（從進入系統(tǒng)后的每個操作節(jié)點記錄。）
4.2.6文件統(tǒng)計
文件總數(shù)匯總，當前文件匯總（實際存放數(shù)量），在位總數(shù)、當前借閱中匯總、超時未還。
每個“柜門”上顯示當前柜門在位數(shù)量。例如：48，柜體標題當前柜體內(nèi)文件總數(shù)，取走數(shù)量720/480。
4.2.7 C/S架構(gòu)軟件（觸摸屏端軟件）
C/S架構(gòu)軟件采用C#開發(fā)語言及MYSQL數(shù)據(jù)庫，安裝在觸摸屏上，使用人員進行借閱和歸還文件。
4.2.7.1登錄（觸摸屏端）
使用人可以使用用戶名+密碼方式、或者使用指紋方式驗證登錄系統(tǒng)
1、登錄成功人員對應(yīng)柜門自動打開，觸摸屏顯示該人員的“借閱/歸還文件列表”，
2、關(guān)閉柜門后系統(tǒng)自動檢測取走/放回的文件。更新“借閱/歸還文件列表”狀態(tài)并顯示。
4.3載體柜的軟件系統(tǒng)功能：
軟件采用B/S架構(gòu)，采用MYSQL數(shù)據(jù)庫，開發(fā)語言使用JAVA。安裝在服務(wù)器上，系統(tǒng)管理員通過瀏覽器在地址欄中輸入http://服務(wù)器IP地址:8080/html/login 進入如下圖所示界面,輸入用戶名和密碼登錄進入系統(tǒng)。根據(jù)不同的用戶角色進入的系統(tǒng)界面不同。
登錄界面
4.3.1載體主監(jiān)控界面
主監(jiān)控界面
4.3.2系統(tǒng)設(shè)置
在下圖處右鍵單擊彈出—“系統(tǒng)設(shè)置、綜合查詢”菜單，選擇“系統(tǒng)設(shè)置”進入“系統(tǒng)設(shè)置”界面，本界面包括：部門處室信息管理、載體密級設(shè)置、載體類別管理、保密柜信息管理、涉密載體信息管理、使用人信息管理、賬號安全（修改本賬號密碼）。
4.3.2.1處室信息管理
進入“系統(tǒng)設(shè)置界面”后，通過點擊左側(cè)菜單“部門處室”進入處室信息頁面，在本頁面進行“本部門處室信息”增加、編輯、刪除。
4.3.2.2載體密級設(shè)置
初始化載體安全等級用于標識載體的密級和對應(yīng)的超時未回周期。在系統(tǒng)確定載體超時未回的情況下，將記錄載體狀態(tài)為超時未回并自動提示報警。
4.3.2.3載體類別管理
本系統(tǒng)可以針對多種載體類型進行集中管理，初始化圖標后可以容易區(qū)分載體。
4.3.2.4保密柜信息管理
進入“系統(tǒng)設(shè)置”界面后，通過點擊左側(cè)菜單“保密柜”進入保密柜信息頁面，在本頁面進行“保密柜信息”增加、編輯、刪除。
4.3.2.5使用人信息管理
進入“系統(tǒng)設(shè)置”界面后，通過點擊左側(cè)菜單“使用人”進入使用人信息頁面，在本頁面進行“使用人信息”增加、編輯、刪除、查詢（通過查詢快速定位到具體的使用人位置，然后進行編輯）。
4.3.2.6載體登記
進入“系統(tǒng)設(shè)置”界面后，通過點擊左側(cè)菜單“涉密載體”進入涉密載體信息頁面，在本頁面進行“涉密載體信息”增加、編輯、刪除、查詢（通過查詢快速定位到具體的卡片位置，然后進行編輯）。
4.3.3綜合查詢
在上圖處右鍵單擊彈出—“系統(tǒng)設(shè)置、綜合查詢”菜單，選擇“綜合查詢”進入“綜合查詢”界面，本界面包括：開關(guān)柜門查詢、載體存放查詢、借出載體查詢、授權(quán)歷史統(tǒng)計。
4.3.3.1開關(guān)門記錄查詢
進入“綜合查詢”界面后，通過點擊左側(cè)菜單“開關(guān)柜門查詢”進入開關(guān)柜門查詢頁面，系統(tǒng)管理員可以按照柜體、柜門、時間段組合查詢想要的記錄并生成電子報表。
4.3.3.2載體存放查詢
進入“綜合查詢”界面后，通過點擊左側(cè)菜單“載體存放查詢”進入載體存放查詢頁面，系統(tǒng)管理員可以按照使用單位、載體編號查詢想要的記錄并生成電子報表。